要求定義書とは何か？目的と役割を理解する

要求定義書の定義

要求定義書とは、プロジェクトの「目的」と「判断基準」を最初に合意するための文書です。
技術的な仕様ではなく業務視点の要求を整理することで、プロジェクト初期に目的・範囲・優先順位を明確にし、後続工程の判断基準とします。

プロジェクト初期で果たす役割

初期段階で適切に要求を整理しておくことで、スコープ管理やリスクマネジメントが容易になります。
また、関係者間の「言った・言わない」問題を防ぎ、合意形成の基盤にもなります。

要求定義書には何を書く？基本構成と記載項目

基本構成（概要・目的・スコープなど）

一般的な要求定義書は、以下のような項目で構成されます。

記載項目一覧

• 概要：プロジェクトの背景・目的
• 業務範囲（スコープ）：対象業務・非対象業務
• 現状課題：現行システムや業務上の問題点
• 解決方針：目指す姿や改善の方向性
• 要求事項一覧：機能要求・非機能要求など
• 前提条件・制約事項：運用条件、利用環境、スケジュールなど
• 承認情報：ステークホルダーの確認・合意欄

要求事項の整理方法と書き方のコツ

要求事項は、混同しやすいため、最初に分類の考え方を明確にしておくことが重要です。
実務では、以下の2種類に分けて整理します。

• 機能要求：システムが「何をするか（業務で使う機能）」

例：データ登録、検索、レポート出力など

• 非機能要求：システムが「どのように動作するか（品質・制約条件）」

例：性能、セキュリティ、操作性など

サンプル構成例とテンプレート紹介

要求定義書は、1枚で全体を俯瞰できる構成が理想です。

以下は、一般的な要求定義書のサンプル構成例です。

要求定義書・要求仕様書・要件定義書の違いは？

3つの違いは、「なぜ作るか（要求定義）」「何を作るか（要件定義）」「それをどう実現するか（要求仕様）」です。

要求定義書・要求仕様書・要件定義書の役割の違い

補足：RFPとは？

RFP（提案依頼書）は、要求定義書や要件定義書をもとに、外部ベンダーへ提案・見積を依頼する文書です。
定義書とは異なり、発注・選定を目的とした外部向け資料である点が特徴です。

各定義書の位置づけと作成順序

ここまで整理した内容を、作成順と役割の観点であらためて整理します。
要求定義書は最も上流にあり、後続文書の判断基準になります。

要求定義書（何をしたいか）

↓

要求仕様書（どう実現するかの方向性）

↓

要件定義書（何を作るかを明文化）

この順序を守ることで、仕様変更や認識ズレを最小限に抑えられます。

要求定義書はどのような手順で作成すべきか？

プロセス設計の考え方

要求定義書の品質は、作成手順の明確さに直結します。

単に文書を作るのではなく、「どの順序で・誰が・何を定義するか」を明確にすることで、チーム全体の生産性が向上します。

実務的には「スプリント0」や「PoC（概念実証）」を設け、試験的に業務要件を整理しながら定義精度を高めていきます。

このように、段階的に成熟させていくプロセスを採用することで、要求定義書は実態に即した“動的なドキュメント”となります。

要求定義書作成の基本プロセス

以下のような5ステップを意識することで、精度と合意形成の両立が可能です。

• 課題ヒアリング：現状分析と真の目的の抽出
• 要求抽出：顧客・ユーザー・運用担当者からの要望を収集
• 要求整理：優先度・影響度で分類し、スコープ外を明確化
• 文書化：形式・粒度を統一し、レビュー可能な状態に整備
• レビュー・承認：ステークホルダー全員での確認と合意

ツール・テンプレートの活用とチーム運用

要求定義を成功させるには、共有・履歴管理・可視化ができるツールを前提に運用することが重要です。

よく使われるツール例

• Notion／Confluence：コメント機能で顧客との合意履歴を可視化
• Miro／FigJam：ワークショップで業務フローや要求関係を図解化
• Backlog／Jira：要求をタスク単位で管理し、進行状況を共有

要求定義書作成のポイントと注意点は？

顧客ヒアリング時に確認すべき項目

顧客ヒアリングでは「課題・目的・成功指標・利用者」の4点を必ず確認します。

特に、課題の深掘りと成功イメージの共有が、後の要件定義や設計工程の精度を左右します。

ヒアリングで押さえる4つの軸

• 課題：現状の業務課題は何か？
• 目的：どの業務を改善したいのか？
• 成功指標：成功をどう判断するのか？
• 利用者：誰が、どんな環境で使うのか？

これらをヒアリングして整理することで、単なる「要望」ではなく、本質的な要求を定義できます。

曖昧な表現を避けるための工夫

定量的な指標を設定することで、実現可否を明確に判断できます。図解やフローチャートを用いて業務の流れを可視化するのも有効です。

NG/OK例

• NG：業務を効率化する
• OK：作業時間を30％削減する
• NG：使いやすくする
• OK：3クリック以内で操作を完了できるようにする

レビュー・承認プロセスの重要性

レビューと承認を省略すると、後工程で必ず認識ズレが発生します。顧客・PM・開発リーダー間での合意を文書化することが重要です。
特に、後工程での認識ズレを防ぐため、レビュー時に差分履歴を残す運用が推奨されます。

要求定義書を活用してプロジェクトを成功させた事例

要求定義書を正しく活用したプロジェクトでは、手戻りや認識ズレを防ぎ、開発をスムーズに進められます。

成功した要求定義プロジェクトの特徴

成功したプロジェクトの共通点は、要求を曖昧にせず、目的と成果を数値で共有している点です。

成功のポイント

• 業務課題と目的を言語化している
• 成果指標（KPI）を事前に合意している
• 要求を文書として残し、関係者全員で共有している

これにより、後工程での手戻りや追加見積が発生せず、スケジュールとコストの両面で安定した進行が実現できました。

トラブルを防いだ運用の工夫

実務で効果の高い運用例

• 変更要求を受け付けるプロセスを明文化
• レビュー時に第三者を含めたダブルチェック
• 定期的な要求見直しミーティングの開催

これらを実践することで、要求定義書が「生きたドキュメント」として機能します。

今後の要求定義のあり方とDX時代の展望

DX時代の要求定義では、文書を固定せず「更新し続ける前提」で運用することが重要です。

近年では、アジャイル開発やDX推進の流れにより、要求定義もより柔軟な形式が求められています。従来の文書ベースから、ツール連携（Confluence、Backlog、Notionなど）によるリアルタイムな更新が主流になりつつあります。

形式は変化しても、「目的を正確に伝える」本質は不変です。今後は、ビジネス部門と開発部門が協働で要求定義を進めることが、成功のカギとなるでしょう。